Privacyverklaring - Versie 2024.01
Huidige privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Complius VOF, Luipegem 32A 2880 Bornem, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 1006.741.026. Complius VOF is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van persoonsgegevens.
Complius VOF hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen volgens de geldende wetgeving.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteert Complius VOF de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).
Wij vragen dat u deze privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en gaat u er uitdrukkelijk mee akkoord.
1. Verzameling en gebruik van uw persoonsgegevens
Complius VOF verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.
Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige klanten, leveranciers, opdrachtgevers en medewerkers, maar ook over potentiële klanten.
Het gebruik van uw persoonsgegevens is steeds afhankelijk van diverse doeleinden :
Dienstverlening aan onze klanten
Complius VOF verzamelt persoonsgegevens van klanten om hen de gevraagde diensten te kunnen leveren.
Naargelang hun actviteiten en hun relatie met Complius VOF, verzamelen wij volgende persoongegevens van onze klanten : identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en professionele gegevens zoals beroepsactiviteiten, ondernemingsnummer, FSMA nummer, lidmaatschap van bepaalde beroepsverenigingen.
Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren naargelang de dienst(en) waar onze klant beroep op doet. Zo kunnen wij persoonsgegevens verwerken van werknemers, medewerkers en klanten van onze klant tijdens het uitvoeren van een compliance audit voor onze klant.
Tevens hebben wij toegang tot gegevens die beschikbaar zijn op publiek toegankelijke bronnen zoals de Nationale Bank, KBO en het Belgisch Staatsblad.
Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant.
Onderhouden van de klantenrelatie
Complius VOF verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van nieuwsbrieven over onze diensten waarvan wij denken dat zij voor onze klanten van belang kunnen zijn.
Het versturen van nieuwsbrieven naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in ons belang als in het belang van onze klanten dat zij op de hoogte worden gehouden van nieuwe diensten en van actuale topics in verband met onze activiteitensector.
Wanneer u nieuwsbrieven van ons ontvangt, beschikt u steeds over de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te passen dan wel om u integraal uit te schrijven van onze nieuwsbrieven. In dergelijk geval kiest u er uitdrukkelijk voor om geen nieuwsbrieven en andere mailings van Complius VOF meer te ontvangen.
Direct marketing
Indien u geen klant bent bij Complius VOF maar toch op de hoogte wenst te worden gehouden van onze dienstverlening en activiteiten dan kan u zich steeds inschrijven voor ons nieuwsbrieven. In dit geval verwerken wij uw persoonsgegevens louter mits uw toestemming. U beschikt steeds over de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te passen dan wel uw toestemming opnieuw in te trekken door gebruik te maken van de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Financiële administratie
Complius VOF verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.
Deze verwerking behoort tot het gerechtvaardigd belang van Complius VOF, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten. Tevens rust er een wettelijke verplichting op Complius VOF om haar boekhouding te voeren.
2. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Uw gegevens kunnen intern gedeeld worden met werknemers of zelfstandige medewerkers van Complius VOF, die verplicht zijn om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden.
Het is mogelijk dat wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te delen met overheden, bijvoorbeeld bij een legitiem verzoek van vertegenwoordigers van de politie, justitiële autoriteiten of andere overheidsinstanties, waaronder de gegevensbeschermingsautoriteiten.
3. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Complius VOF neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan Comlius VOF aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
4. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden. Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 3 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie.
5. Welke rechten heeft u?
U beschikt over diverse rechten aangaande de persoonsgegevens die wij verwerken:
Het recht op toegang : u heeft het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens over u verwerken en om kosteloos een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
Het recht op verbetering : u heeft het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen.
Het recht op verwijdering en beperking : u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden. U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Het recht van bezwaar : u heeft het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel ernstig en legitiem te motiveren. U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven.
Recht van overdraagbaarheid : u heeft het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen.
Recht om uw toestemming in te trekken : u heeft het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming.
Recht om klacht in te dienen. Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de regelgeving. Indien u toch van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u bij Complius VOF geen gehoor zou vinden voor uw bezorgdheden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel, tel 02 274 48 00 mail contact@apd-gba.be
Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kan dit via een verzoek per mail aan info@complius.be of per brief aan Complius VOF, Luipegem 32A 2880 Bornem. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.
6. Over deze privacyverklaring
Onze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Complius VOF dan kan u deze richten per mail aan info@complius.be of per brief aan Complius VOF, Luipegem 32A 2880 Bornem.