Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 09/06/2026

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Caucus Law & Mediation BV, ook handelend onder de naam Complius, Majoor Charles Claserstraat 16, 9300 Aalst.

Ondernemingsnummer (KBO): 1011.938.246.
Contact inzake gegevensbescherming: luc.willems@caucus.be.

Dit beleid beschrijft hoe en waarom Caucus Law & Mediation uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, onder meer via onze websites www.caucus.be en www.complius.be. Het is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Dit beleid vormt een aanvulling op onze algemene voorwaarden, waarnaar artikel 22 voor de verwerking van persoonsgegevens verwijst.

1. Definities

Betrokkene: elke natuurlijke persoon van wie wij persoonsgegevens verwerken, zoals de cliënt, potentiële cliënten, tegenpartijen, medewerkers, sollicitanten en andere derden.
Verwerkingsverantwoordelijke: Caucus Law & Mediation BV. Dit omvat de handelingen van alle aan het kantoor verbonden advocaten, waaronder advocaten-medewerkers en stagiairs, beperkt tot de handelingen waarbij zij voor Caucus Law & Mediation optreden.
Verwerker: elke partij waarop Caucus Law & Mediation een beroep doet en die met de persoonsgegevens van betrokkenen in aanraking kan komen.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking: elke bewerking met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen.

2. Onze aanpak van privacy

Caucus Law & Mediation draagt de privacy van haar cliënten, potentiële cliënten, medewerkers en sollicitanten hoog in het vaandel en streeft naar maximale transparantie. Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens correct te beschermen en juist op te slaan, en om u de mogelijkheid te bieden deze in te zien, te laten verbeteren of, waar de wet dit toelaat, te laten wissen. Wij doen het nodige om verlies, misbruik en onrechtmatige toegang te voorkomen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Contact- of sollicitatieformulier op de website

Wanneer u een formulier op www.caucus.be of www.complius.be invult, of ons een e-mail stuurt, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het onderwerp en de inhoud van uw bericht, en uw IP-adres. Door het formulier te verzenden of ons te mailen, geeft u toestemming voor de verwerking van die gegevens.

In het kader van een dossier

Sluit u met Caucus Law & Mediation een overeenkomst om uw dossier te behartigen, dan geeft u ons toestemming om kennis te nemen van de persoonsgegevens die op dat dossier betrekking hebben, met inbegrip van gegevens van uzelf, contractpartijen of derden in de betrokken documenten. Naargelang het dossier kan het gaan om:

Identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum, identiteits- of paspoortnummer.
Contactgegevens: factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer.
Professionele gegevens: werkgever, titel of functie, professionele loopbaan, voorkeurstaal en interessegebieden.
Financiële gegevens: onder meer bankrekeninggegevens.
Gebruiksgegevens: gegevens uit uw bezoek aan onze websites, zoals uw IP-adres, de bezochte pagina’s, de gebruikte browser, de eerder bezochte website, en het tijdstip en de duur van uw bezoek.
Marketinggegevens: gegevens in verband met uw inschrijving op evenementen en nieuwsbrieven en met uw aanwezigheid op vergaderingen en evenementen, waaronder bezoeken aan onze kantoren.
HR-gegevens: gegevens die u verstrekt wanneer u bij Caucus Law & Mediation solliciteert, om uw profiel en vaardigheden te beoordelen.

Bij de behartiging van dossiers kunnen wij ook gevoelige persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over een strafrechtelijk verleden of veroordelingen, gegevens van personen jonger dan 16 jaar, en gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, alsook genetische of biometrische gegevens, gezondheidsgegevens en gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Rechtstreeks van u: wanneer u onze diensten vraagt, ons de voor de dienstverlening noodzakelijke gegevens bezorgt of ons uw gegevens meedeelt tijdens een evenement.
Van derden: wanneer een andere partij ons uw gegevens overmaakt, bij het nagaan van achtergrondinformatie, of bij communicatie met overheidsinstanties of andere openbare instellingen.
Uit openbare bronnen: zoals een openbaar rechtspersonen- of personenregister.

5. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op een of meer van de volgende gronden:

uw toestemming;
de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
de gerechtvaardigde belangen van Caucus Law & Mediation of van een derde, voor zover deze niet zwaarder doorwegen dan uw fundamentele rechten;
de bescherming van vitale belangen;
de naleving van een wettelijke verplichting;
archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Voor de verwerking van gevoelige gegevens is uw uitdrukkelijke toestemming of een contractuele grondslag vereist. U kunt uw toestemming op elk ogenblik intrekken via een e-mail aan luc.willems@caucus.be.

6. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens om:

u juridisch advies of andere diensten te verstrekken en de relatie met u of uw organisatie te beheren, waaronder boekhouding, facturatie, audit, invordering, betaling en andere ondersteunende diensten;
te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen, zoals identificatie van cliënten en de antiwitwas- en sanctiecontroles, zie ook artikel 21 van onze algemene voorwaarden;
de toegang tot onze kantoren, websites, applicaties, online platformen en systemen te beheren en te beveiligen;
u te informeren over wijzigingen binnen het kantoor en over relevante wetgeving;
u te informeren over vacatures en opportuniteiten bij Caucus Law & Mediation;
u desgewenst een nieuwsbrief te bezorgen;
een procedure te voeren, te onderhandelen, te bemiddelen of een arbitrage te voeren.

7. Doorgifte aan derden

Wij geven uw persoonsgegevens enkel door aan verwerkers met het oog op de hierboven vermelde doeleinden. Uw gegevens kunnen worden overgedragen aan derden die bij uw zaak betrokken zijn, zoals onderaannemers, andere adviseurs en juridische instellingen, zowel binnen als buiten de Europese Unie, op grond van uw toestemming of omdat de toepasselijke wet- en regelgeving dit vereist. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden aan derden doorgegeven. Doet Caucus Law & Mediation een beroep op verwerkers die met uw gegevens in aanraking komen, dan ziet zij erop toe dat zij deze enkel voor de vermelde doeleinden gebruiken. Wenst u te weten op welke verwerkers wij een beroep doen, dan kunt u dit opvragen via luc.willems@caucus.be.

8. Bewaring

Wij bewaren uw gegevens gedurende de wettelijk voorziene termijn. In overeenstemming met artikel 20 van onze algemene voorwaarden wordt een afgesloten dossier gearchiveerd en gedurende vijf jaar bewaard, waarna het definitief wordt vernietigd. Deze termijn wordt van rechtswege aangepast aan eventuele afwijkende wettelijke termijnen. Op gezette tijden kunnen wij u vragen de juistheid van uw gegevens te bevestigen.

9. Beveiligingsniveau

Caucus Law & Mediation waarborgt een passend beschermingsniveau op organisatorisch en technisch vlak en eist dit ook van haar verwerkers. Wij beveiligen uw gegevens via maatregelen zoals firewalls, beveiligde servers en gegevensverwerkingsovereenkomsten met derden. Zo wijzigen onze advocaten regelmatig hun wachtwoord en worden gegevens in een beveiligde cloudomgeving bewaard.

10. Sociale media en andere websites

Deelt u inhoud van onze websites, applicaties of online platformen via sociale media, dan zijn uw persoonsgegevens zichtbaar voor de bezoekers van uw persoonlijke pagina’s op die kanalen. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de verwerking van uw gegevens via dergelijke media. Onze websites kunnen verwijzingen, zoals hyperlinks, bevatten naar websites of kanalen van andere personen of vennootschappen; dit beleid is niet van toepassing op het gebruik daarvan, en wij zijn evenmin verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens via die websites of kanalen.

11. Uw rechten als betrokkene

U beschikt over de volgende rechten:

Recht op informatie: u hebt het recht te weten hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.
Recht op inzage: u kunt een bevestiging krijgen of wij uw gegevens verwerken en, in voorkomend geval, inzage in die gegevens.
Recht op verbetering: u kunt onnauwkeurige of onjuiste gegevens laten aanpassen.
Recht op wissing: u kunt verzoeken uw gegevens te wissen, in de gevallen en de mate die de wet voorziet.
Recht op beperking: u kunt het gebruik van uw gegevens laten beperken zonder ze te verwijderen, in de gevallen die de wet voorziet.
Recht om toestemming in te trekken: u kunt een eerder gegeven toestemming op elk ogenblik intrekken.
Recht van bezwaar: u kunt zich op elk ogenblik verzetten tegen verwerking voor directe marketing. U kunt zich uitschrijven of uw voorkeuren wijzigen via de link onderaan onze nieuwsbrieven of via onze websites.
Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens laten overdragen, wanneer de verwerking op een met u gesloten overeenkomst berust.

Om een van deze rechten uit te oefenen of voor vragen over dit beleid, kunt u contact opnemen via luc.willems@caucus.be. Wij geven hieraan zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen na uw verzoek gevolg. Voor een uittreksel van uw gegevens kan een redelijke administratiekost worden aangerekend.

Om zeker te zijn dat het verzoek van u uitgaat, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak op die kopie uw pasfoto, uw rijksregisternummer en de machineleesbare zone onleesbaar, ter bescherming van uw privacy.

12. Cookies

Onze websites www.caucus.be en www.complius.be maken gebruik van cookies. Meer informatie vindt u in ons afzonderlijke Cookiebeleid.

13. Klachtenrecht

U kunt een klacht bij ons indienen; in dat geval treedt mr. Luc Willems op als aanspreekpunt, bereikbaar via luc.willems@caucus.be.

Daarnaast hebt u steeds het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be